初めてのオフィス移転を成功するには!?

スケジュール

初めてのオフィス移転は心配事だらけ

新天地に移転することは、嬉しいことが多いかと思いますが、心配事も多いかと思います。特に初めてオフィスを移転する場合は思い悩む事もあることでしょう。参考までに、初めてのオフィス移転におけるポイントを挙げてみます。

最初にプロジェクトチームを作りましょう

誰か1人に任せるのでなく、複数人よるプロジェクトチームを作ることをお勧めします。なぜなら、移転に関わる内容は広範囲に渡るため、1人ではかなり大変となるからです。それぞれの分野に担当者を決めて、進捗状況を常にプロジェクト内に共有しながら進めていきましょう。

移転準備のリードタイムは?

いつから、何を準備する必要があるか?初めてのオフィス移転をする方にわかりやすく順を追って説明をいたします。

12〜ヶ月前
→移転先を決める期間となります。
移転対応
・移転先条件の絞り込み(エリア、在籍数、会議室の有無、交通機関などの利便性)
・内見
・物件決定
・条件交渉
・賃貸借契約締結

6ヶ月前
→現入居オフィスの退去準備を開始します
退去対応
・解約通知

移転対応
・入居工事の業者選定

6〜ヶ月前および直前期
退去対応
・原状回復の条件および費用を確認

移転対応
・オフィスデザインの検討・調整
・オフィス内装工事スタート
・取引先への連絡
・社内への説明、準備
・書類・ホームページなどの住所変更準備
・引越

移転後
・関係各所への届出、ご挨拶。

 予算はどのくらい必要か?

移転先のオフィスのエリア、規模感、共有スペースの設備状況などによって、同じ大きさのオフィスでもかかる費用の差がありますので、一概にはいえません。しかし、どのような費用が必要であるかを知っておくと、おおよその目安がつけることができます。

新オフィスの物件費用
・前家賃
・敷金・礼金
・仲介手数料
・火災保険料

新オフィスの準備費用

・内装工事
・LAN工事などのネットワーク構築
・什器などの購入

引越し費用
・引越し
・不用品の処理(産業廃棄物等)

原状回復費用
・退去オフィスの原状回復工事

退去先の管理会社等は、退去の対応を何十回も行っているプロです。しかし、本来かかるであろう費用よりも高く請求している場合もあります。移転プロジェクトチームは何十回も退去の対応を行ったメンバーがいれば良いのですが、知識と経験があまりない場合は交渉が困難な部分もありますので、限りある予算を有効に使用するために、専門家に相談することもいいかもしれません。

オフィスの原状回復については、当初の見積もりから大きく削減できている事例もあるため、お気軽に一度ご相談ください。

早期に取り組み、正しい知識を用いてスムーズに!

初めてのオフィス移転は、不安な事も多いかと思います。ポイントは早期に取り組み、正しい知識を用いることで移転プロジェクトがスムーズに進めることが可能です。

早期に動くことで、仮に抜け落ちがあったとしても挽回のチャンスもあります。また、費用に関しても同じく専門家に相談を行う時間を持つことが出来て、満足感のある価格で進めることができるようになります。

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